A digitális kommunikációs csatornák szerepe és jelentősége rendkívüli módon felértékelődött az elmúlt közel két évben, a járványhelyzet árnyékában ugyanis sokáig kizárólag az online tér kínált lehetőséget a biztonságos körülmények közötti kapcsolattartásra. Vannak azonban olyan szervezetek, akik még mindig nem gondoskodtak az elektronikus ügyintézés kialakításáról annak ellenére sem, hogy hazánkban ezt már számos intézmény számára törvény írja elő.
Tavaly augusztusban jelent meg
egy cikk az ÁSZ Hírportálon, amelyben arról számoltak be kollégáim, hogy még mindig számos olyan szervezet, illetve önkormányzati intézmény működik, amelyek nem rendelkeznek elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőséggel. Ez a megállapítás már akkor is megdöbbentett, hiszen az elektronikus ügyintézés lehetőségének kialakítása nem csupán az érintésmentes kapcsolattartást, valamint a hatékonyabb ügyintézést segíti elő, de törvényi előírás is minden arra kötelezett intézmény számára.
Az Állami Számvevőszéknél 2020-ban került bevezetésre a jelentések elektronikus úton – főként a Hivatali kapu szolgáltatásán keresztül - történő kiküldése, amely amellett, hogy egyszerűsíti és gyorsabbá teszi a folyamatot, az adminisztratív terheket is csökkenti ráadásul környezetünk megóvása szempontjából is egy sokkal előnyösebb megoldást jelent. A Hivatali kapun keresztül regisztrált szervezetek hitelesen tudnak elektronikus üzeneteket fogadni, illetve a hivatalok is eljuttathatják elektronikus üzeneteiket a hitelesen azonosított ügyfelekhez: állampolgárokhoz, hivatalokhoz vagy akár gazdálkodó szervezetekhez. Ennek jelentős előnye, hogy a hivatalos ügymenet átláthatóvá válik, így a teljes folyamat nyomon követhető minden érintett számára, ami a szervezeti integritás szempontjából is rendkívül fontos.
Úgy vélem, hogy a járványhelyzet határozottan rámutatott arra, hogy a digitális és technológiai vívmányok iránti nyitottság nélkül ma már elképzelhetetlen, hogy egy szervezet hatékonyan, eredményesen, az ügyfelek igényeit kielégítve működjön. Napjainkban ugyanis már alapvető elvárás az ügyfelek részéről, hogy felmerülő kérdéseiket, problémáikat, ügyeiket digitálisan intézhessék. Mindez pedig nem csupán az állampolgárok életminőségét javítja, de a szervezetek működésében is számtalan előremutató eredményt, reformot idézhet elő.
Végezetül szeretném ismét kihangsúlyozni, hogy az elektronikus kapcsolattartás, illetve ügyintézés lehetőségének kialakítása nem opció, hanem törvényben előírt kötelezettség számos intézmény számára. Meggyőződésem, hogy a fejlesztésekre, valamint az új ismeretek, készségek elsajátítására fordított erőforrások hamar megtérülnek, többek között a szolgáltatás minőségének javulásában, megtakarításokban, illetve az ügyfelek elégedettségében. Bátorítok tehát mindenkit, hogy lépjenek be a Hivatali kapu világába.
